Frimesa e Hunter relatam como os projetos de migração estão contribuindo para aprimorar a gestão dos negócios e ganhar mais velocidade no mercado
Pouco considerada durante o processo de implantação, a atualização do Enterprise Resource Planning (ERP) pode não ser um processo fácil. Ferramenta primordial na infraestrutura tecnológica de uma empresa, o sistema de gestão empresarial precisa de atualizações constantes para que o desempenho de TI e dos processos de negócios sejam sempre o melhor possível.
A Frimesa, que unifica cinco cooperativas e possui 6.158 produtores de carne suína e leite, optou recentemente por atualizar seu sistema de gestão empresarial, migrando da versão 11.5.10.2 do Oracle E-Business Suite para a 12.1.3. O objetivo da atualização, além de agregar novas funcionalidades à plataforma, foi garantir suporte tecnológico para a estratégia de expansão dos negócios da cooperativa pelo menos nos próximos cinco anos.
“No processo de migração, tivemos o auxílio da Innovative Management Consulting, parceira da Oracle”, conta Irajá Valdir Curts, CIO da Frimesa Cooperativa Central. “Eles nos apresentaram uma gestão de projetos bastante afinada, o que facilitou o alinhamento entre as equipes.”
Todas as 13 unidades da Frimesa usam a suíte da Oracle, que é acessada por mais de 350 usuários pertencentes às áreas financeira, comercial, de logística, planejamento, compras, industrial e contábil. Durante a implementação, foram realizados testes para garantir o sucesso da migração dos dados, de forma que o processo fosse programado para não interferir nas atividades dos funcionários.
Outra dificuldade: a Frimesa tinha apenas cinco meses para executar o projeto. Assim, a migração da versão antiga para a nova do E-Business Suite foi guiada pelo Application Implementation Methodology (AIM), metodologia da Oracle que aponta melhores práticas para o processo.
Processo de migração
O AIM é um kit de ferramentas para o planejamento de implementações pela web, assim como para execução e controle de projetos de aplicativos da Oracle. Com a ferramenta, a equipe de TI da Frimesa pode rastrear tarefas e etapas relacionadas à criação e manutenção de procedimentos para gerenciamento de hardware, software, sistemas, ferramentas e banco de dados.
A solução contém ainda tarefas e etapas relacionadas ao desenvolvimento personalizado ou código de ferramentas para suportar interfaces. Este caminho sobrepõe processos de reengenharia com interatividade, design e configuração dos módulos de aplicação. O AIM oferece ainda tarefas e passos relacionados à cultura, mudanças da avaliação de disponibilidade, análise organizacional, do trabalho, de instalações, procedimentos e treinamento de usuários.
A metodologia contém tarefas e etapas relativas ao desenvolvimento e gestão do trabalho nos aplicativos da Oracle para garantir que os projetos sejam estimados corretamente.
Para a Frimesa, os benefícios da migração incluem melhoria de desempenho das aplicações. A área financeira, por exemplo, registrou redução do tempo das funções de contas a pagar e receber, com maior facilidade de controle e verificação dos processos financeiros. Assim, o departamento passou a cumprir os prazos estipulados, fechando o faturamento na metade do tempo exigido. A área contábil também foi beneficiada com uma visão mais detalhada das contas.
“Sessenta horas foram suficientes para realizar o processo de migração para a versão atual do Oracle E-business Suite, em um processo que sequer foi percebido pela maioria dos profissionais da empresa”, diz Alexandre Paiva, diretor sênior de vendas para contas estratégicas da Oracle do Brasil. “Nós levamos em conta as necessidades da Frimesa. Identificamos e recrutamos usuários-chave para contribuir com o projeto e apontar os pontos de melhoria e características positivas do sistema que ajudaram a facilitar e a agilizar as tarefas diárias.”
Capacitação de mão de obra
Outra solução da Oracle adquirida pela Frimesa foi o User Productivity Kit Professional, produto que disponibiliza na intranet da empresa treinamentos em ferramentas de TI, e que facilitou a migração do E-Business Suite também para os usuários. Os cursos de capacitação passaram a ser realizados online em horários flexíveis, que não dependem da disponibilidade dos orientadores. A solução também viabilizou a padronização do conteúdo da cooperativa em novas ferramentas de TI.
“A empresa precisava documentar os testes de validação das novas ferramentas de TI para compartilhar com mais de 500 usuários de tecnologia, distribuídos por 18 indústrias e unidades de produção de leite, além dos representantes da marca que atuam por todo o País. A solução da Oracle tornou este processo mais rápido e eficaz”, pondera Paiva.
Projeto da Hunter
Hunter Douglas padroniza plataforma ERP na América Latina e passa a garantir prazo de entrega, além de vencer outras pressões competitivas
Para responder à volatilidade do negócio de forma rápida e precisa, a divisão latinoamericana da Hunter Douglas, companhia que produz revestimentos para janelas, persianas e forros para casa, padronizou seus sistemas de gestão empresarial. A empresa utilizava oito ERPs diferentes, um por país, o que tornava os processos manuais, atrasava o envio das encomendas para a fábrica e dificultava a entrega dos produtos dentro do prazo prometido.
Outro problema: era preciso acompanhar as oscilações das preferências dos clientes a respeito de cores, e outras características do produto demandavam respostas rápidas.
Para superar esses desafios e unificar processos, a companhia adotou o ERP Microsoft Dynamics AX, solução que melhor respondeu à necessidade de apoiar métodos de produção sob encomenda.
“Nosso software de manufatura devia ser um facilitador de negócios e não estava sendo”, diz Gustavo Mattedi, gerente Regional de TI e de Operações da Hunter Douglas América Latina.
Atualmente, 400 pessoas no Chile e no México usam o Microsoft Dynamics AX e a implementação está em curso na Argentina. Brasil, Colômbia, Venezuela, Peru e Panamá devem realizar a instalação em seguida. Até 2016, praticamente todos na Hunter Douglas América Latina, que conta hoje com cerca de 1.300 colaboradores, vão utilizar a plataforma em tarefas relacionadas com o atendimento ao cliente, contabilidade, produção, vendas, operações, logística e inventário.
A parceira Microsoft, AlfaPeople, está responsável pela implementação da solução forncecendo especialistas que ajudam também na integração e customização.
Benefícios da tecnologia
Embora a empresa esteja apenas na metade do projeto, os colaboradores já perceberam os benefícios do Microsoft Dynamics AX. “No Chile e no México, temos melhorado o controle do estoque para produtos feitos sob encomenda e outros processos de produção, respondendo rapidamente às mudanças dos clientes”, diz Mattedi.
Ao automatizar um processo que costumava ser feito à mão, o configurador de produto ajudou a empresa a aceitar um pedido e enviá-lo para a fábrica no mesmo dia. Isso garante a entrega no tempo previsto e a manutenção da vantagem competitiva.
Fonte: Reportagem publicada na edição impressa da Computerworld de abril/2013
