Gestão documental

Gestão documental. O cenário poderia ser de desorganização, com cheiro de mofo e, principalmente, que não preservasse com segurança fitas, microfichas, microfilmes, cartuchos, DVS´s, entre outros objetos que, embora não estejam sendo utilizados, requeiram sigilo ou arquivamento por tempo indeterminado.

Neste contexto assustador para empresas ou que necessitam de um armazenamento seguro para suas mídias, empresas como a P3Image disponibilizam o serviço de Sala Cofre, um arquivo que respira, literalmente.

A empresa, que atua há mais dez anos na área de gestão de documentos, possui um local exclusivo que, composto por itens de segurança, logística e infraestrutura, proporcionam uma vida útil organizada para as mais variadas mídias. “Assim como as pessoas, esses objetos mesmo que guardados, precisam de lugar em que possam respirar para continuarem tendo valor”, enfatiza Paulo Carneiro, Presidente da P3.

Uma vida controlada para as mídias

Planejado em um espaço com infraestrutura e segurança completa, a Sala Cofre conta com controle interno de temperatura, controle de umidade, sistema contra invasão, sistema de gás e detecção antecipada de fumaça. “Esses itens em conjunto proporcionam uma oxigenação para as mídias que garantem a integridade das informações contidas nelas”, explica Carneiro.

Além desses dispositivos, o serviço também preza pela confidencialidade e controle das mídias, com acesso restrito à sala por meio de biometria (impressão digital e código pessoal) e monitoramento por circuito fechado de TV, 24h por dia, com câmeras que também gravam no escuro.

Organização minuciosa

Para os objetos serem localizados com precisão, as mídias armazenadas na Sala Cofre também incluem um código de barras para a identificação que, auxiliado por um leitor digital integrado ao sistema ALL STORE, registra a localização do objeto na sala. “Com o gerenciamento da gestão de mídias pelo portal ALL STORE, ainda é possível requisitar serviços e emitir diversos tipos de relatórios que dinamizam o controle delas”, complementa Carneiro.

Fonte: B2B Magazine