Gestão – Software Gestão Projetos

Software Gestão Projetos. Executivos de TI e especialistas em gestão de projeto compartilham suas dicas sobre como escolher o produto mais adequado para a sua empresa e como conseguir que seus funcionários o usem de forma eficaz.

O melhor software de gerenciamento de projetos do mundo não vai ajudar os seus projetos a serem concluídos mais rápido ou de forma mais eficiente se os funcionários não usá-lo.

Para começar a conversa, como você escolhe a solução de gestão de projeto (software) para o seu negócio? A CIO ouviu dezenas de executivos de TI e especialistas em gerenciamento de projetos para descobrir.

A seguir, estão as dicas desses profissionais para tirar o máximo proveito do software de gerenciamento de projeto.

1 – Comece com uma análise das necessidades
“Há soluções de gerenciamento de projetos de todas as formas e tamanhos. O primeiro passo é determinar que tipo de gerenciamento de projetos e/ou colaboração você precisa”, diz Catherine Brown, vice-presidente de Marketing da Mavenlink , um fornecedor de soluções de gestão de projetos e colaboração.

“Por exemplo, todos os seus projetos são internos, ou você também tem que trabalhar com fornecedores externos e clientes?” pergunta Brown. “Você precisa  atribuir tarefas e resultados ou simplesmente criar um espaço onde todos possam colaborar, trocar informações? Seus projetos envolvem orçamentos e notas fiscais?”

2 – Considere um serviço baseado em nuvem
“Selecionei um sistema de gerenciamento de projetos baseado na nuvem por vários fatores, incluindo a facilidade de implantação e o custo total de propriedade”, diz Sid Haas, vice-presidente de Desenvolvimento de Negócios da LKCS , provedora de serviços de marketing.

“Estamos usando a mesma plataforma há três anos e já economizamos dezenas de milhares de dólares comparado a uma outra solução de software que iria adotar, diz Haas. Além disso, diz ele, o fato de a solução de gerenciamento de projeto ser baseado na web permite que os usuários possam acessá-la de qualquer lugar, em qualquer dispositivo, e melhorias do sistema e atualizações são enviadas automaticamente assim que estiverem disponíveis.”

3 – Verifique se o software é fácil de usar
“Olhe se o software de gerenciamento de projetos é intuitivo e se é adequado à forma como sua organização funciona”, diz Jon Payne, presidente, Ephricon Web Marketing. “Se ele não atender às suas especificidades out-of-the-box,  certifique-se de escolher uma solução que permita a inclusão de campos personalizados ou a possibilidade de mudar o nome de campos e categorias”, diz ele. “Você deve mudar os campos em seu software para atender a sua empresa, e não o contrário.”

4 – Escolha uma solução de gerenciamento de projeto escalável
“Implementar uma solução de gerenciamento de projetos em toda a empresa é um projeto de longo prazo”, diz Haas. “Então, escolha uma solução que cresça com você e ofereça recursos que você sequer chegou a pensar antes de começar a usá-la.”

5 – Solicite sugestões dos departamentos e das pessoas que vão realmente usar o software
“Escolher um software que passará por um ajuste global é importante. A melhor maneira de fazer isso é incluir toda a equipe no processo de seleção”, diz Lynne Henslee, presidente da E2B Teknologies.

“Crie uma lista com base em suas necessidades e compare os produtos entre si”, aconselha Brown, que observa que muitas soluções de gestão de projetos oferecem testes gratuitos. Então, “ter tanto o gerente do projeto e os membros da equipe revisando as especificações dos software candidatos ajuda”.

“Obter feedback de outras pessoas e departamentos sobre os objetivos que gostariam de alcançar ou uma ideia diferente do que gostaria que o software fizesse, é importante”, diz Henslee. “Isso também irá ajudar na implementação e utilização do software em si, se os membros da equipe sentirem-se parte da tomada de decisão e considerarem que suas necessidades estão sendo atendidas.”

6 – Verifique se o software pode ser integrado a aplicativos essenciais, como e-mail
“Outro critério de seleção importante  é a capacidade de integração do software com outros já em uso na empresa”, diz Brown. “Por exemplo, todo mundo usa e-mail.” Portanto, “uma solução de gerenciamento de projetos que trabalhe com alertas por e-mail irá aumentar o envolvimento dos usuários e ampliar o alcance do produto”,explica .

7 – Escolha uma solução que ofereça apoio da comunidade
“Quando selecionar  o software de gestão de projetos procure um que tenha uma comunidade de usuários rica, capaz de auxiliá-lo quando as dúvidas surgirem ou haja interesse em conhecer as melhores práticas”, diz Joanna Wyganowska, diretora de marketing da InSites inteligentes, provedora de plataforma de software da área de saúde.

8 – Estabeleça metas logo no início
O que você quer fazer? Criar relatórios de status? Previsões? Usar o software PM como uma ferramenta de colaboração? “Uma vez definida suas metas você poderá saber com clareza de como configurar seu software, como usá-lo, e como treinar pessoas para tal. Caso contrário, a execução será como um barco sem leme.”

9 – Proporcione treinamento adequado
“Ofereça múltiplas treinamentos para se certificar de que todos possam participar”, diz Brown Mavenlink. “Até o final de cada sessão, assegure-se de que todos tenham uma conta,  e um login e senha fáceis de lembrar. [Então] configure um projeto imediatamente para que os funcionários possam praticar o que aprenderam”, aconselha.

Para reforçar o que aprenderam, e resolver qualquer questão, ofereça acompanhamento do treinamento por algumas semanas depois da sessão de formação inicial -, bem como tutoriais em vídeo on-line (que o fornecedor ou por um terceiro possa fornecer).

10 – Certifique-se de que haja pelo menos um responsável pelo rastreamento dos projetos, em tempo real
“Não espere por uma reunião semanal para perceber que o seu projeto queimou etapas”, adverte Avinoam Nowogrodski, CEO da fornecedora de software de gestão de projeto baseado na nuvem Clarizen. Nomeie um gerente de projeto para “acompanhar o progresso em tempo real e corrigir todo e qualquer problemas messes antes que se tornem catastróficos”.