Projeto Tecnologia ativo na empresa

Projeto Tecnologia ativo na empresa. Qualquer novo projeto corre o risco de parar na guilhotina. Saiba como manter seus planos dentro dos objetivos da companhia.

O que funciona para consultores, também serve para gerentes de TI que pretendem iniciar projetos internos ou manter iniciativas em andamento. O ponto principal para garantir a continuidade dos projetos é mostrar, da melhor forma possível, que a iniciativa não vai somente cortar custos, mas vai ajudar a gerar novas receitas. Aqueles que conseguirem provar com maior consistência o valor de seus planos vão vencer.

Confira seis dicas para obter sucesso, na opinião de John Gardner, CEO da Integrative Logic:

1- Trabalhe os números
Parafraseando Benjamin Disraeli, existem três espécies de mentiras: mentiras, mentiras deslavadas e cálculos de ROI em projetos de TI.

Para ter certeza, nenhuma empresa vai colocar dinheiro em tecnologia sem uma explicação consistente de como obter retorno com o investimento. Do lado de quem vai propor um projeto, o ideal é escolher as métricas adequadas e apresentá-las muito bem. Afinal, calcular o retorno sobre os investimentos vai além da demonstração de redução de custos ou melhorias superficiais de desempenho. E, para piorar, altos executivos não são facilmente impressionados com métricas simplistas.

CEOs e CFOs não acreditam mais em cálculos feitos por fornecedores. Estudos de caso que mostram como outras organizações implementaram projetos similares e conseguiram resultados positivos tendem a ter mais credibilidade do que projeções de ROI.

Números não podem ser desconsiderados inteiramente, mas o tipo de informação usada deve variar de acordo com os objetivos do projeto. Se o plano foca em reduzir custos com pessoal, inventário ou de transações, números básicos de ROI podem ser suficientes.

Entretanto, caso o projeto tenha objetivos menos mensuráveis, como melhorar o ambiente de negócios ou acompanhar mudanças no cenário competitivo, dados como aumento do potencial de crescimento ou da geração de valor para os negócios por meio de relacionamentos devem entrar no jogo.

É importante, também, que o projeto não fique muito focado apenas em um nicho. Os gerentes de TI devem considerar o impacto da iniciativa na organização inteira. Tudo isso pode parecer um pouco complicado, mas, focando na demonstração desses valores indiretos que a iniciativa pode gerar, a probabilidade de ter seu projeto aprovado aumenta bastante.

Mas, lembre-se, caso seu projeto não esteja diretamente relacionado com os negócios da empresa ou não gere nenhum impacto financeiro real para sua empresa, você não devia estar pensando nisso neste momento.

2- Comporte-se como um CFO
Mesmo os projetos mais eficientes em reduzir custos podem sofrer morte instantânea se a linguagem usada não puder ser entendida pelo CFO da companhia.

É fundamental saber a linguagem e as métricas usadas por sua companhia. Por exemplo: sua empresa considera a taxa de retorno, tempo para recuperação do investimento ou tempo para geração de valor?

É importante também incluir no projeto informações de uso de energia, contratos de manutenção e redução de pessoal. Esse tipo de dado não pode ser visto claramente antes do final do ano fiscal. CFOs imploram por informações que ajudam a gerenciar o planejamento de longo prazo.

Se for possível recuperar o investimento antes de 18 meses, perfeito. Executivos financeiros adoram recuperar os custos com ativos de tecnologias antes que eles se depreciem.

3- Seja otimista
Todo projeto se sustenta em suposições. Quanto maior o projeto, maiores são as suposições. Em alguns casos, a chave para ter seu plano aprovado é simplesmente considerar mais os pontos positivos do que os negativos.

Transparência é fundamental e é sempre melhor ser realista em tudo. Mas, não há motivo para adicionar suposições e orçamentos de contingência em seu projeto. Não queira, também, pedir financiamento para o projeto todo inicialmente, uma vez que é muito difícil conhecer os requerimentos da iniciativa por completo antes de começar a trabalhar.

É recomendável que os gerentes de TI estabeleçam uma abordagem em estágios para projetos ambiciosos, baseando-se em metas mais curtas com métricas relacionadas a financiamentos futuros.

Se você não consegue recursos para o projeto inteiro por conta de pessimismo em termos de entrega ou retorno, peça financiamento em fases. Ao final de cada etapa, o projeto é medido e o financiamento para a próxima fase é concedido, ou não, dependendo dos resultados. O risco é muito menor.

4- Volte atrás para avançar
Manter o seu projeto no escopo pode depender de um pequeno corte no bolo em vez de jogar fora tudo. O segredo é separar o que é verdadeiramente crucial para os negócios do que pode ser considerado “luxo”.

É a diferença entre ‘querer ter’ e ‘precisar ter’”. “É preciso analisar sua organização e decidir o que você precisa hoje e o que vai precisar em termos de infraestrutura no futuro.

5- Mate seus projetos preferidos
Algumas vezes, para aprovar um projeto importante é preciso “matar” alguns de seus projetos preferidos. A habilidade de escolher as iniciativas que trazem mais benefícios para os negócios vai garantir a você mais suporte para seus planos quando os tempos forem difíceis.

Ofereça a oportunidade de cancelar um projeto em troca de outro que seja mais estratégico. Isso vai mostrar que você acredita no valor da iniciativa e está disposto a se sacrificar por ela. É preciso estar disposto a analisar friamente cada novo projeto, mesmo aquele que seja tão querido.

Seja honesto e questione cada iniciativa. Gestores tendem a financiar com mais convicção seus projetos se eles acreditarem que você está mais alinhado com a organização como um todo do que apenas com seu departamento.

O problema é que gerentes de tecnologia tendem a matar as iniciativas erradas, como projetos de longo prazo, que custam mais dinheiro, em detrimento de planos de curto prazo que produzem ganhos rápidos. Em muitos casos, o sucesso dos pequenos projetos depende de outros dois ou três que foram cortados. É fundamental olhar para todo o portfólio de projetos e selecionar aqueles que estão mais perto dos objetivos estratégicos da empresa.